SURAT EDARAN

Nomor : 050/851/410

Tentang Manajemen Data Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE) Kota Magelang

 

  1. DASAR HUKUM
    1. Undang-Undang Nomor 17 Tahun 1950 tentang Pembentukan Daerah-daerah Kota Kecil dalam Lingkungan Propinsi Jawa Timur, Jawa Tengah, dan Jawa Barat;
    2. Undang-Undang Nomor 16 Tahun 1997 tentang Statistik;
    3. Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2004 tentang Sistem Perencanaan Pembangunan Nasional;
    4. Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik;
    5. Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah sebagaimana telah diubah beberapa kali terakhir dengan Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2020 tentang Cipta Kerja;
    6. Peraturan Presiden Nomor 95 Tahun 2018 tentang Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik;
    7. Peraturan Presiden Nomor 39 Tahun 2019 tentang Satu Data Indonesia;
    8. Peraturan Daerah Kota Magelang Nomor 15 Tahun 2018 tentang Satu Data Informasi Pemerintahan Daerah;
    9. Peraturan Walikota Magelang Nomor 51 Tahun 2019 tentang Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik Kota Magelang;
    10. Peraturan Walikota Magelang Nomor 58 Tahun 2020 tentang Peraturan Pelaksanaan Peraturan Daerah Kota Magelang Nomor 15 Tahun 2018 Tentang Satu Data Informasi Pemerintahan Daerah.
  2. KETENTUAN UMUM
    1. Daerah adalah Kota Magelang.
    2. Pemerintahan Daerah adalah penyelenggaraan urusan pemerintahan oleh pemerintah daerah dan dewan perwakilan rakyat daerah menurut asas otonomi dan tugas pembantuan dengan prinsip otonomi seluas-luasnya dalam sistem dan prinsip Negara Kesatuan Republik Indonesia sebagaimana dimaksud dalam Undang-Undang Dasar Negara Republik Indonesia Tahun 1945.
    3. Pemerintah Daerah adalah Walikota sebagai unsur penyelenggara Pemerintahan Daerah yang memimpin pelaksanaan urusan pemerintahan yang menjadi kewenangan daerah otonom.
    4. Walikota adalah Walikota Magelang.
    5. Perangkat Daerah adalah unsur pembantu Walikota dan Dewan Perwakilan Rakyat Daerah dalam penyelenggaraan urusan pemerintahan yang menjadi kewenangan daerah.
    6. Satu Data Kota Magelang yang selanjutnya disebut Satu Data adalah serangkaian kebijakan yang bertujuan untuk mewujudkan data yang beragam, akurat, mutakhir, terpadu, bermanfaat, akuntabel, dan berkesinambungan yang terintegrasi dalam satu sistem informasi terpadu yang mudah diakses oleh pengguna data sebagai dasar perencanaan, pelaksanaan, evaluasi serta pengendalian penyelenggaraan pemerintahan.
    7. Portal Satu Data adalah media penyimpanan data yang dapat diakses melalui meb untuk berbagi pakai Data.
    8. Walidata adalah Perangkat Daerah yang melaksanakan kegiatan pengumpulan, pemeriksaan, dan pengelolaan Data yang disampaikan oleh Produsen Data, serta menyebarluaskan data.
    9. Produsen Data adalah Perangkat Daerah dan atau pihak lain disepakati sebagai Produsen Data dalam Forum Satu Data yang menghasilkan Data sesuai kewenangan dan berdasarkan peraturan perundang-undangan.
    10. Pembina Data adalah instansi vertikal yang memiliki tugas pemerintahan di bidang statistik di Daerah dan memiliki tugas, fungsi, dan kewenangan menurut peraturan perundang-undangan untuk melakukan pembinaan kepada daerah/ instansi terkait Data.
    11. Pembina Data Daerah adalah instansi/Perangkat Daerah yang diberikan penugasan untuk melakukan pembinaan terkait Data.
    12. Pengguna Data adalah kementerian/ lembaga/ daerah/ instansi, perseorangan, kelompok orang, atau badan hukum yang menggunakan Data.
    13. Forum Satu Data adalah suatu forum koordinasi yang beranggotakan unsur-unsur Pembina Data, Walidata, Koordinator Data, Produsen Data dan unsur lainnya dalam mengumpulkan, mengonsolidasikan, menyelesaikan permasalahan Data, serta menyepakati kesatuan, penggunaan dan pemanfaatan Data pembangunan.
    14. Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik yang selanjutnya disingkat SPBE adalah penyelenggaraan pemerintahan yang memanfaatkan teknologi informasi dan komunikasi untuk memberikan layanan kepada Pengguna SPBE.
    15. Manajemen SPBE adalah serangkaian proses untuk mencapai penerapan SPBE yang efektif, efisien, dan berkesinambungan, serta layanan SPBE yang berkualitas.
    16. Data adalah catatan atas kumpulan fakta atau deskripsi berupa angka, karakter, simbol, gambar, peta, tanda, isyarat, tulisan, suara, dan/atau bunyi, yang merepresentasikan keadaan sebenarnya atau menunjukkan suatu ide, objek, kondisi, atau situasi.
    17. Metadata adalah informasi dalam bentuk struktur dan format yang baku untuk menggambarkan Data, menjelaskan Data, serta memudahkan pencarian, penggunaan, dan pengelolaan informasi Data.
    18. Interoperabilitas Data adalah kemampuan Data untuk dibagipakaikan antarsistem elektronik yang saling berinteraksi.
    19. Data Referensi adalah komponen yang mendiskripsikan substansi data yang berupa spesifikasi dan kategorisasi, dan ketentuan mengenai data, serta mengintegrasikannya dengan domain arsitektur SPBE yang lain.
    20. Kode Referensi adalah tanda berisi karakter yang mengandung atau menggambarkan makna, maksud, atau norma tertentu sebagai rujukan identitas Data yang bersifat unik.
    21. Data Induk adalah Data yang merepresentasikan objek dalam proses bisnis pemerintah sesuai dengan Peraturan Presiden tentang Satu Data Indonesia.
    22. Manajemen Data adalah proses pengelolaan data mencakup perencanaan, pengumpulan, pemeriksaan dan penyebarluasan yang dilakukan secara efektif dan efisien sehingga diperoleh data yang akurat, mutakhir, dan terintegrasi.
    23. Arsitektur Data adalah model yang mengatur dan menentukan jenis data yang dikumpulkan, disimpan, dikelola, dan diintegrasikan dalam SPBE.
    24. Manajemen Arsitektur Data adalah rangkaian proses untuk menetapkan dan menyebarluaskan komponen Arsitektur Data.
    25. Manajemen Data Referensi adalah rangkaian proses perencanaan, pengumpulan, pemeriksaan dan penyebarluasan Data Referensi.
    26. Manajemen Basis Data adalah proses pengelolaan kumpulan data yang disimpan di pusat Data Nasional.
    27. Manajemen Kualitas Data adalah proses untuk memastikan Data yang dihasilkan dan dikelola secara elektronik memenuhi prinsip Satu Data Indonesia.
    28. Daftar Data adalah usulan Data yang disampaikan oleh Walidata sebagai bahan penyusunan Data prioritas dalam Forum Satu Data Indonesia.
    29. Pusat Data Nasional adalah sekumpulan pusat Data yang digunakan secara bagi pakai oleh Instansi Pusat dan Pemerintah Daerah, saling terhubung, dan digunakan untuk penempatan sistem elektronik dan komponen terkait lainnya untuk keperluan penempatan, penyimpanan, pengolahan, dan pemulihan Data.
  3. MAKSUD DAN TUJUAN
    1. MAKSUD
      1. Panduan ini dimaksudkan sebagai pedoman bagi Perangkat Daerah dalam melaksanakan Manajemen Data SPBE.
      2. Pelaksanaan Manajemen Data SPBE dilaksanakan melalui perangkat penyelenggara Satu Data Kota Magelang sesuai tugas dan kewenangannya.
      3. Selain dilaksanakan melalui perangkat penyelenggara Satu Data Kota Magelang, Manajemen Data SPBE juga dapat dilaksanakan melalui organisasi Perangkat Daerah.
    2. TUJUAN
      1. Manajemen Data SPBE bertujuan untuk menjamin terwujudnya Data yang akurat, mutakhir, terintegrasi, dan dapat diakses sebagai dasar perencanaan, pelaksanaan, evaluasi, dan pengendalian pembangunan.
      2. Manajemen Data SPBE dilaksanakan dengan sasaran agar Perangkat Daerah:
        1. mampu memahami kebutuhan Data;
        2. mendapatkan, menyimpan, melindungi, dan memastikan integritas Data;
        3. meningkatkan kualitas Data secara terus menerus; dan
        4. memaksimalkan penggunaan Data dan hasil yang efektif dari penggunaan Data.
  4. RUANG LINGKUP
    Manajemen Data SPBE dilaksanakan melalui serangkaian proses pengelolaan:
    1. Arsitektur Data;
    2. Data Induk dan Data Referensi;
    3. Basis Data; dan
    4. Kualitas Data.
  5. MANAJEMEN ARSITEKTUR DATA
    1. Manajemen Arsitektur Data terdiri atas komponen utama berupa spesifikasi Data dan ketentuan Data.
    2. Spesifikasi Data sebagaimana terdiri atas format dan struktur baku untuk Data Induk dan Data Referensi.
    3. Manajemen Arsitektur Data disusun untuk:
      1. menyediakan Data yang berkualitas tinggi;
      2. mengidentifikasi dan mendefinisikan kebutuhan Data; dan
      3. merancang struktur dan rencana untuk memenuhi kebutuhan Data saat ini dan kebutuhan Data jangka panjang.
    4. Kegiatan Manajemen Arsitektur Data meliputi:
      1. penyusunan dan penetapan;
      2. penyebarluasan; dan
    5. Koordinator Forum Satu Data mengoordinasikan pembahasan Arsitektur Data SPBE dalam Forum Satu Data.
    6. Arsitektur Data SPBE disusun dengan memerhatikan:
      1. Rencana Induk SPBE Nasional; dan
      2. Rencana Pembangunan Jangka Menengah Nasional.
      3. Rencana Pembangunan Jangka Menengah Daerah.
    7. Koordinator Forum Satu Data menyampaikan Arsitektur Data SPBE yang telah disepakati dalam Forum Satu Data kepada Kementerian Perencanaan.
    8. Arsitektur Data SPBE yang telah diselaraskan ditetapkan oleh Walikota.
    9. Penyebarluasan Arsitektur Data SPBE dilaksanakan melalui Portal Satu Data Kota Magelang.
    10. Reviu Arsitektur Data SPBE dilakukan sebagai bagian dari reviu terhadap Arsitektur SPBE Nasional.
    11. Koordinator Forum Satu Data mengoordinasikan reviu terhadap Arsitektur Data SPBE dalam Forum Satu Data.
    12. Arsitektur Data SPBE dilakukan reviu sewaktu-waktu sesuai dengan kebutuhan.
  6. MANAJEMEN DATA INDUK DAN DATA REFERENSI
    1. Manajemen Data Induk dan Data Referensi dilaksanakan untuk menyediakan Data yang:
      1. sesuai struktur dan format baku yang ditentukan;
      2. dapat dijadikan acuan untuk menghasilkan Data yang akurat, mutakhir dan dapat dibagipakaikan; dan
      3. menghindari duplikasi.
    2. Kegiatan Manajemen Data Induk dan Data Referensi meliputi:
      1. perencanaan;
      2. pengumpulan;
      3. pemeriksaan;
      4. penyebarluasan; dan
    3. Perencanaan Data Induk dan Data Referensi dilaksanakan oleh Forum Satu Data berdasarkan:
      1. Daftar Data;
      2. usulan Pembina Data; dan
      3. arahan Tim Pengarah Satu Data Kota Magelang.
    4. Pengumpulan Data Induk dan Data Referensi dilakukan oleh Walidata dalam Forum Satu Data.
    5. Pemeriksaan Data Induk dan Data Referensi dilakukan oleh Forum Satu Data untuk memastikan:
      1. kesesuaian dengan struktur dan format baku;
      2. kesesuaian dengan Daftar Data tahun berikutnya; dan
      3. tidak terjadi duplikasi.
    6. Data Induk dan Data Referensi disepakati dalam Forum Satu Data.
    7. Data Induk dan Data Referensi yang telah disepakati disampaikan oleh Koordinator Forum Satu Data kepada Tim Pengarah Satu Data Kota Magelang.
    8. Koordinator Forum Satu Data menetapkan Data Induk dan Data Referensi yang telah disepakati.
    9. Penyebarluasan Data Induk dan Data Referensi dilakukan oleh Walidata melalui Portal Satu Data Kota Magelang.
    10. Data Induk dan Data Referensi diperbarui sesuai kebutuhan.
    11. Koordinator Forum Satu Data mengoordinasikan pembaruan Data Induk dan Data Referensi dalam Forum Satu Data.
    12. Kegiatan Manajemen Data Induk dan Data Referensi dilaksanakan selaras dengan perumusan dan penyepakatan Kode Referensi sebagaimana dimaksud dalam Peraturan Presiden tentang Satu Data Indonesia.
    13. Koordinator Forum Satu Data merumuskan kebijakan teknis dalam rangka penyelarasan manajemen Data Induk dan Data Referensi dengan Kode Referensi.
  7. MANAJEMEN BASIS DATA
    1. Manajemen Basis Data dilaksanakan untuk menyediakan Basis Data yang:
      1. menjamin penyimpanan Data yang akurat, mutakhir dan dapat dibagipakaikan di Pusat Data;
      2. menjamin ketersediaan akses Data yang terus menerus; dan
      3. menjaga keamanan Data dari akses yang tidak sesuai ketentuan tata kelola Data atau peraturan perundang-undangan terkait pengelolaan Data.
    2. Kegiatan Manajemen Basis Data mencakup:
      1. mendefinisikan kebutuhan Walidata dan Produsen Data untuk Basis Data;
      2. mengelola Basis Data di Pusat Data;
      3. melakukan pemeriksaan Basis Data untuk kesesuaian dengan prinsip Satu Data Indonesia;
      4. menyebarluaskan Basis Data melalui Portal Satu Data;
      5. membuat cadangan dan distribusi Basis Data; dan
      6. merencanakan dan mengelola perbaruan Basis Data.
    3. Ketentuan penyimpanan data di Pusat Data diatur oleh Perangkat Daerah di bidang komunikasi dan informatika.
  8. MANAJEMEN KUALITAS DATA
    1. Manajemen Kualitas Data dilaksanakan untuk menjamin Data yang dihasilkan Produsen Data yang:
      1. memenuhi prinsip Satu Data Indonesia; dan
      2. diperbarui sesuai dengan jadwal pemutakhiran data.
    2. Kegiatan Manajemen Kualitas Data melingkupi kegiatan untuk:
      1. Mengembangkan dan mempromosikan kesadaran kualitas Data;
      2. menentukan persyaratan kualitas Data;
      3. menetapkan profil, analisis, dan nilai kualitas Data;
      4. menentukan matriks kualitas Data;
      5. menentukan aturan bisnis kualitas Data;
      6. menguji dan memvalidasi persyaratan kualitas Data;
      7. menetapkan dan mengevaluasi tingkat layanan kualitas Data; dan
      8. mengukur dan memantau kualitas Data secara berkelanjutan.
    3. Kegiatan Manajemen Kualitas Data dilaksanakan melalui tahapan:
      1. perencanaan;
      2. pemeriksaan; dan
      3. penilaian.
    4. Perencanaan Kualitas Data dilaksanakan oleh Forum Satu Data.
    5. Perencanaan Kualitas Data dilakukan dengan menyepakati Daftar Data, Data prioritas dan jadwal pemutakhiran Data.
    6. Pemeriksaan Kualitas Data dilaksanakan dengan memeriksa kesesuaian Data dengan:
      1. prinsip Satu Data Indonesia; dan
      2. ketepatan jadwal pemutakhiran Data.
    7. Pemeriksaan Kualitas Data dilaksanakan oleh:
      1. Walidata, termasuk Produsen Data, untuk Data yang termasuk dalam Daftar Data; dan
      2. Walidata dan Pembina Data, untuk Data yang masuk dalam Data prioritas.
    8. Penilaian Kualitas Data dilaksanakan oleh tim koordinasi SPBE atau unit kerja di Instansi Pusat dan Pemerintah Daerah yang bidang tugasnya terkait dengan SPBE.
    9. Penilaian Kualitas Data dilaksanakan untuk menilai kinerja Produsen Data dan Walidata dalam pengelolaan data, sebagai bagian dari pemantauan dan evaluasi terhadap SPBE.

 

An. WALIKOTA MAGELANG

SEKRETARIS DAERAH

 

Drs. JOKO BUDIYONO

Pembina Utama Madya

NIP. 196302051985031018